‘Interne fraude kan iedereen overkomen. De vraag is: waarom gebeurt het? Dat is belangrijk om te weten als je fraude wilt voorkomen.’ Aldus accountmanager Richard Elders van Brink’s, expert op dit gebied. ‘Waarschijnlijk is iemand die geld ontvreemdt op zijn werk, niet erg betrokken bij zijn werkgever.’
Laten we iets heel onschuldigs als voorbeeld nemen,’ zegt Richard Elders. ‘Iemand neemt één paperclip mee van kantoor. Of één theezakje. Geen probleem toch? Dan wordt het een doosje paperclips of een pakje thee. Hm, dat voelt al anders. Het gaat erom of iemand op dat moment beseft dat dit diefstal is. Als iemand over een bepaalde grens gaat die de ondernemer geld kost, dan is het een fraudeur.’
Fraude: een breed begrip
Bij het woord fraude denken mensen vaak aan iets crimineels. Terwijl het in iets kleins kan zitten. Zoals het theezakje. Elders: ‘Ook is fraude niet altijd opzettelijk. Je kan een telfout maken waardoor er een kasverschil ontstaat. Of je praat iets te enthousiast over je werk tegen je vrienden, waardoor je bedrijfsgevoelige informatie prijsgeeft. Het valt allemaal onder fraude en het zijn allemaal situaties die ondernemers graag willen voorkomen.’
Betrokkenheid is bepalend
‘Betrokkenheid is een belangrijke factor. Hoe minder betrokken de medewerker is, des te groter de kans dat hij de fout ingaat. Werkt hij puur om geld te verdienen, of voelt hij zich verantwoordelijk en onderdeel van een team? Dat hangt ook samen met de functie. Een parttime vakkenvuller heeft waarschijnlijk minder binding met het bedrijf dan de hoofdcaissière die er al jaren werkt. Daarnaast zijn er bepaalde risicofactoren, die onvrede kunnen veroorzaken. Bijvoorbeeld een medewerker is jong, heeft een laag uurloon, weinig binding met de zaak en er is weinig controle. Dat is al een aardige voedingsbodem voor problemen.’
Alert zijn op signalen
‘Bij Brink’s bieden we niet alleen oplossingen om fraude met cash te voorkomen. We leren retailers ook om alert te zijn op signalen, zoals wanneer de leidinggevende zelf niet het goede voorbeeld geeft. Of als medewerkers onderling verhalen uitwisselen over frauduleuze opties. Daarnaast is het goed om extra te letten op medewerkers die zich onvoldoende gewaardeerd voelen. Bijvoorbeeld als ze klagen over het salaris of de arbeidsomstandigheden. Privéproblemen kunnen ook aanleiding geven tot fraude, denk aan schulden, relatieproblemen of een verslaving.
Vaak gaat het om een combinatie van factoren, waarbij er bovendien nauwelijks controle is op handelingen met cash en administratie.’
Elders geeft 4 tips om interne fraude te voorkomen:
1. Kijk goed wie je in dienst neemt en vraag om referenties.
2. Zorg dat iedereen goed op de hoogte is van de regels.
3. Maak van fraude een normaal onderwerp binnen je team. Informeer medewerkers als er kasverschillen zijn en hoe jullie dat herkennen en voorkomen.
4. Probeer een cultuur te creëren waarin collega’s elkaar aanspreken op afwijkend gedrag.