Centraal museum Utrecht regelt cash onder één dak

Centraal Museum Utrecht is het oudste stedelijke museum van Nederland. Het heeft een unieke collectie oude, moderne en hedendaagse kunst, mode, design en stadsgeschiedenis. Het Rietveld Schröderhuis en het nijntje museum maken er deel van uit.

Centraal Museum werkt met Brink's Complete en Brink's Cards. Een totaalpakket aan betaaloplossingen voor cash- en pinbetalingen en creditcards. Verantwoordelijke voor de betaalstromen binnen de drie musea is Arthur Meijs, administratief medewerker. Zijn hoge verwachtingen van Brink's zijn uitgekomen: ‘Sinds we met Brink's samenwerken lopen de betaalstromen soepel. Het brengt ons vooral gemak, tijdswinst en veiligheid.’

Meijs heeft als taak de verwerking van betalingen. Hij adviseert het management welke keuzes daarin te maken zijn. ‘Ik werkte al met Brink's bij Muziekcentrum Vredenburg in Utrecht’, vertelt hij. ‘Dat beviel goed. Brink's is een grote naam en heeft zijn zaakjes technisch en logistiek goed op orde. Daarom ging mijn voorkeur uit naar Brink's. Om twee belangrijke redenen: gemak en betrouwbaarheid.’

Centraal Museum werkte eerst met een kleinere geldtransporteur, vervolgens met een kantoor in Rotterdam. Meijs: ‘We zochten naar een professionelere aanpak. Een betrouwbare partij die meekon met onze groei en de complexiteit van verschillende locaties.
Daarbij komt dat we de geldstromen veilig willen organiseren voor onze mensen. En fraudegevoeligheid voorkomen, zodat we daar nooit problemen mee kunnen krijgen.’

Veilig en praktisch
‘Nu alles via Brink's loopt, merken we pas wat een vooruitgang het is. Het is een stuk veiliger en praktischer geworden. We kunnen niet meer bij het geld, dus frauderen is geen optie. Het geld wordt op echtheid gecontroleerd en belandt tijdelijk in de kassala. In de kassa’s is altijd voldoende wisselgeld. Meer dan 150 euro zit er niet in. Op elk moment kunnen we contant geld afstorten in de kluis. De medewerker meldt simpelweg: ‘Ik ben kassa 3 en ga nu afstorten’. De volgende dag staat het geld op de rekening.

Het zijn slimme kluizen, die zelf aan Brink's aangeven wanneer ze geleegd moeten worden. Vervolgens wordt een afspraak ingepland voor geldtransport. Logistiek is alles op orde. Eventuele storingen worden snel opgelost. Dat kan vaak op afstand, aan de hand van een foutcode. In al die jaren is het twee keer voorgekomen dat de kluis het niet doet. Je kunt een helpdesk bellen, maar die heb ik nauwelijks nodig gehad.‘

Betaalgedrag in de musea
Bij Centraal Museum wordt betaald bij drie locaties: de entree, in het café en de winkel. Voorheen was er nog een wisselautomaat voor de kluisjes, daar moest een euro in. De kluisjes zijn nu gratis.

Alle betalingen worden door Brink's verwerkt, dus zowel contant als pin en creditcard: Brink's Complete en Brink's Cards. Meijs: ‘Alles komt in één systeem, één administratie, wel zo overzichtelijk. Ik kan het iedereen aanraden. Je hebt het recht om over te stappen van aanbieder. Vaak denken mensen dat het een gedoe is. Maar als je goed plant wanneer je overgaat en wat tijd neemt voor eventuele calamiteiten, dan loopt dat gewoon soepel. Ik vind betaalstromen en beveiliging interessant, en begrijp heel goed dat een artistiek directeur daar minder mee heeft. Daarom geef ik het belang aan. Het gaat over grote bedragen. Je moet je zaakjes gewoon goed en veilig op orde hebben.’

Administratie eenvoudiger geworden
‘Aan de administratieve kant zijn de verschillen ook groot. Minder nota’s, minder aanbieders, alles klopt en is op elk moment in te zien. Ik kan gewoon merken dat het mij minder tijd kost. Terwijl onze musea groeien, worden de betaalstromen steeds eenvoudiger. En de accountant is ook blij, want er zijn nooit meer afstortverschillen. Dat geeft rust.

Ik zou Brink's daarom zeker aanbevelen aan anderen, ook de kleinere ondernemingen. Want je zou het niet verwachten, maar we geven nu minder uit aan de verwerking van betalingen dan voorheen, toen we allerlei verschillende aanbieders hadden. De provisie is lager en het levert ons veel tijd op. Vergeet niet dat we ook flink geïnvesteerd hadden in kluizen!’

Retour pinnen is belangrijk
Er wordt in het museum vooral gepind, al blijft er altijd een rol voor contant geld. Niet voor niets heeft het Centraal Museum ook de pinbetalingen bij Brink's ondergebracht. Meijs: ‘We zaten bij CCV maar zochten een andere aanbieder. Vooral omdat het retourpinnen bij ons belangrijk is. Bezoekers betalen 100 euro borg voor een 'kleurkijkbril' die ze aan het eind van hun bezoek weer terugkrijgen. Daar zit een theoretisch frauderisico. Dat wilden we met retourpinnen kunnen oplossen en bij Brink's kan dat.’

Meer vrijheid
In zijn eigen functie merkt Arthur Meijs ook de tijdswinst die het oplevert. Hij ervaart meer vrijheid. ‘Vroeger was het al lastig als ik een weekje op vakantie was. Wie moest dan de kluizen legen? Nu wordt de kluis automatisch altijd op tijd geleegd, ook op zaterdag. Zelfs als de kluis nog vol zit, staat het geld al op de rekening. Dat gaat aanzienlijk vlotter dan ik van andere aanbieders gewend ben. Brink's helpt ons ook om over de toekomst na te denken. Ook de internetbetalingen betalingen zouden we via Brink's kunnen laten lopen, dat is in ontwikkeling. Ik vind het belangrijk dat het gekoppeld is aan onze kassasystemen. Het proces van een kaartje kopen moet vloeiend en klantvriendelijk zijn. Als dat fout gaat, is het meteen rampzalig.’