Slimme kluis zorgt voor efficiëntere betaalstromen bij Voco

Het eerste Voco-hotel van Nederland opende zomer 2021 in hartje Den Haag. De betaalstromen en boekhouding zijn er vrij complex. Met drie receptiebalies, een bar en een restaurant heb je verschillende bedrijven onder één dak. Er wordt 24/7 gewerkt in verschillende shifts. Bovendien wil het hotel alle betaalvormen accepteren en daarin zoveel mogelijk gemak bieden. Gekozen werd voor Brink’s Complete om het hotel hierin te ontzorgen. 

In deze internationale wereld wordt nog altijd veel contant betaald. Zo’n 20 procent in het hoogseizoen. Voco The Hagues financieel directeur Lukas von Trotha vertelt: ‘Ik ben geen groot fan van cash, omdat het zo bewerkelijk is en vanwege het risico van diefstal, fraude en fouten. Het is belangrijk dat het goed geregeld is, maar liever heb je er geen omkijken naar en besteden we onze tijd aan onze gasten. Daarom hebben we ons echt ten doel gesteld om de handelingen rondom cash te minimaliseren. Brink’s Complete is een oplossing die perfect past bij onze situatie en wensen. Met meer efficiency en veiligheid op ieder gebied. Door de slimme kluis gecombineerd met geldtransport, merken we dat alles klopt en soepel loopt, terwijl het minder tijd kost. 

Veiligheid 
Om met de veiligheid te beginnen, dat is een groot pluspunt. Iedereen is tijdens zijn shift verantwoordelijk voor het contante geld. Ook het afromen daarvan en opbergen in de kluis. Daarna kan niemand er meer bij. Dat is een stuk veiliger dan wanneer je het moet overdragen aan een collega. Nu zit er nooit meer dan 200 euro in de kassa,  wat het personeel direct een veiliger gevoel geeft. 

De kas klopt altijd 
Een andere doelstelling was om fouten met contant geld te voorkomen. Dat maakt deze kluis ook erg eenvoudig. Het geld hoeft niet geteld te worden en er zijn geen kasverschillen meer. Dat is ook prettig voor de medewerkers, die zelf verantwoordelijk zijn bij kasverschillen. En je hoeft ook geen tijd meer te steken in het traceren daarvan.‘ 

Tijdbesparing 
Die tijd is een belangrijke factor. Er zijn wel 15 individuele kassashifts per dag. Al met al werd cash wel vier keer geteld en dan moest je het nog naar de bank brengen. Dat kost gerust een uur per dag voor twee personen. Dat dit niet meer nodig is, betekent echt een enorme besparing. 

Proces 
Ondanks de stress rondom onze opening is de setup heel goed verlopen. Alles was goed voorbereid en duidelijk. Bij twee medewerkers lukte het niet om in te loggen, maar dat werd 
snel opgelost. De ondersteuning en servicing verloopt ook naar wens. Ik hoef daar zelf niet eens bij aanwezig te zijn. Ik verwacht dat Brink’s in de veranderende betaalwereld met ons mee blijft denken. En dat ook andere hotels uit de IHG Group ons voorbeeld zullen volgen.