Minder cash maar wel slimmere verwerking

Contant geld verdwijnt niet - zeker niet in de paardenwereld. Bij Epplejeck, specialist in ruitersportartikelen met 24 filialen in Nederland en België, is cash nog altijd goed voor 10 tot 20 procent van de betalingen. En hoewel dat aandeel de afgelopen jaren is gedaald, zijn er genoeg redenen om wél te investeren om de afhandeling zo efficiënt en veilig mogelijk te organiseren.  

Een uur per dag kwijt aan geld tellen 
Gert-Jan, verantwoordelijk voor de administratie en cashstromen vanuit het hoofdkantoor, beschrijft hoe het vroeger ging. Het geld werd handmatig geteld, in zakjes gestopt en naar de bank gebracht. Dat kostte al snel een uur per storting. En het werd lastiger: banken plaatsten steeds minder afstortautomaten, waardoor de reistijd toenam. Medewerkers waren met contant geld onderweg en dat voelde kwetsbaar. 

In eerste instantie stapte Epplejeck over op waardentransport via Brink's. Dat scheelde reistijd, maar het handmatig tellen bleef. Op drukke dagen - denk aan de Ladies Night, de Friese hengstenkeuring of andere VIP-evenementen waarbij klanten van over de hele wereld met veel cash komen - liep het proces snel vast. 

Veiligheid als kantelpunt 
Agnes, winkelmanager in Drachten, benoemt wat uiteindelijk de doorslag gaf. Het lopen met contant geld door de winkel - van kassa naar kluis, van kluis naar ophaalmoment - bleef een risico. Zeker in een winkel waar het gemiddelde cashbedrag per klant tussen de 70 en 100 euro ligt. 

Geld gaat in de kluis en het is direct van Brink's 
De beslissing viel op de slimme kluis van Brink's. Geen handmatig tellen. Geen medewerker die met cash door de winkel loopt. Geen ophaalmoment waarbij het geld nog even ergens ligt. Agnes, winkelmanager in Drachten vertelt: “Op drukke dagen kan ik tussendoor afstorten, ook tijdens een VIP-avond. Het proces past zich aan het ritme van de winkel aan, in plaats van andersom. 

Vanuit het hoofdkantoor ziet Gert-Jan een ander voordeel: beter overzicht. Via de klantportal is realtime inzichtelijk wat er wordt afgestort, wanneer en door wie. Kasverschillen zijn hierdoor sneller te herleiden, een directe winst voor de administratie. 

Eén manier van werken voor twee landen 
Epplejeck werkt intern met Gert-Jan als centrale schakel tussen de winkels en Brink's. Dat houdt de communicatie overzichtelijk. Als er in een winkel iets misgaat, belt Agnes Gert-Jan die heeft korte lijntjes met Brink's.